职场新人如何写好商务日语邮件——基础知识篇

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【一】商务邮件的基本格式

其实日语商务邮件都是有其固定格式的，职场新人首先要记住商务邮件的基本格式，即商务邮件的内容构成。

①件名 　　　　　邮件标题

②宛先　　　　　　 收件人所属公司，部门，收件人称呼

③書き出し 寒暄用客套话

④名り 自己所属公司，部门，自己名字

⑤本文（用件） 正文，想要联系事情的内容

⑥結び 结尾寒暄语、客套话

⑦署名 自己所在公司，部门，自己名称，联系电话

从①到⑦是日语商务邮件的构成，必须牢记，缺一不可。

【二】商务邮件作成中的注意事项

1. 标题（件名）的设定：简明扼要，一目了然，字数控制在20字以内。字数过多容易让收件人产生一种“心烦”的感觉，也有可能被收信人邮件系统当作骚扰邮件处理掉。其实件名设定有个小技巧，只要记住下面这三点要素就能写出让收件人看到就像打开邮件的冲动。

①「いつ（什么时候）」

②「何の要件（什么事情）」

③「どうしたい（想联络什么事情）」

例如：「10月25日①　新製品の販売方針②　の会議③」

2. 收件人（宛先）写法：商务邮件一般分为社外邮件和社内邮件，社外邮件一般按照公司名、部门名、职务名、敬称这样的顺序书写。社内邮件有职务的一般按照部门名、姓名＋职务 的方式书写，没有职务的按照部门名、姓名敬称的顺序来写。如果同属于一个部门的，那么部门名就不需要书写。

3. 文头寒暄语（ 書き出し）的写法：这个没有固定的，要根据具体联络对象，联络事情来决定的。比如说和供应商客户联系的时候一般用“お世話になります”“お世話になっております”这样的客套话；如果联系的是没有见过面的客户，那么就用“突然のメールで失礼いたします”“このたびはお世話になります”表达方式等。本篇先介绍这些基础，关于文头寒暄语的具体写法以后单篇解释说明。

4. 自报家门（名り）的写法：相对与2的宛先（あてさき）的写法，社外联络的时候写出自己所属公司名称、部门名称、姓名即可。社内联络的时候，与其他部门联络的时候写出部门名、自己名称，如果是同部门内联络，那么只写自己名称即可。

5. 正文的写法：先从结论写起，然后在叙述事情的时间、地点、人物、相关人物、做了什么、为什么、怎么做的，做到了什么程度，花费了多少这样“6W3H”手法，把要联络的事情简明扼要、分条列项清晰的表达出来。

6. 收尾的写法：收尾一般也有固定的寒暄客套话的。比如“今後ともよろしくお願いいたします”“ご検討のほど、よろしくお願いいたします”“引き続きよろしくお願いいたします”等等。当然虽然收尾有固定的客套话，但是也是根据所联络的内容而定，不是固定不变的。本篇先介绍这些基础，关于具体写法以后单篇解释说明。

7. 结尾署名的写法：一般公司都是设定好的固定格式，都是已经设定好了的，这里不做过多说明。
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