基于Office365的会议室管理增值应用-创新互联

首先需要定义一下会议室：并非Skype for Business Online或Exchange Online中的虚拟会议室或者资源会议，而且企业中真实存在的大大小小的各种会议室。

那初看这个标题心里可能会一愣：Office365里面都是SaaS服务啊，怎么去管理真实存在的会议室呢？能管理什么东西呢？管理的意义是什么？

首先我先来描述以下几种日常的场景：

我大概的描述了下大家在日常开会过程中的各种场景，是不是感通身受？综合上面各种场景，我们可以对会议室使用和管理进行以下梳理：

• 没有完整的会议室预约系统；

• 即使有预约系统也不能很好的和每个员工的日程信息关联；

• 会议室的大门向所有人打开，即使有预定也会被他人占用；

• 在众多分散的会议室中不知道哪间会议室有人，不得不挨个敲门查看是否有人（会议室中正在开会被打断是很不愉快的事情），往往查找会议室需要花费半小时以上；

• 3人左右的小型会议非要占用一个7-12人的中型会议室；

• 一个人霸占整个会议室工作一整天；

• 会议中有人敲门问会议还要多长时间开完；

• 上个会议超时，下一个会议无法在预约的会议室中召开；

• 预定的会议室迟到几分钟就被他人占领；

• 会议开到一半被其他部门同事或领导赶出会议室；

• 会议室不够用，需要扩建会议室，应该扩建那一类型的会议室，扩建多少？

• 远程音视频会议设备调试需要花费十分钟左右时间，能不能更加方便快捷的召开音视频会议？

• 。。。。。。

诸如此类的痛点问题还有很多，无时无刻不困扰着企业IT，人力，综合管理等部门。面对这些挑战，企业会议室管理升级势在必行！

很多用户已经发现这些问题了，并开始着手解决这些问题，基本都是花大几十万去搞会议室预约系统各种系统。但到最后基本都没什么用，我们见过这样的客户太多了。

接下来我再稍微总结一下会议的方式：

• 宣讲式会议

• 临时会议

• 预约型会议

• 就地讨论型会议

• 远程音视频会议

而会议室的存在又存在必然性，企业的生存之道，方案决策，运营计划等等一道道指令都是从每个企业的“作战室”中发出来的。试想一下：每天都在为会议室不够用，会议室管理混乱，会议效率不高而操心怎么来提高企业的竞争？

说了这么多，还没说到怎么用Office365去管理企业中的会议室，那么接下来就跟各位分享一下整个方案：

摒弃传统的会议室格局运用前沿的IT技术让会议室变得可视化和更加智能化。当然这里的前沿IT技术当然是指Office365啦。

基于Exchange Online的会议预约以及Skype for Business Online远程视频，通过额外的硬件设备我们就是要让每一间会议的都能对每一个企业员工说话，让每一个音视频会议室变得更加高效。

我们先来看几张实际客户的效果图

从上面的实际效果图中我们可以发现以下几个共同点:

1、 会议室门口都会有一块显示屏

2、 显示屏从各方向都有灯光

3、 都有会议日程信息

不同点:

1、 UI界面风格各异

2、 显示屏的灯光颜色不一样

这就是我们的会议室解决方案！可以完全基于Office365开箱即用，装上就可以立马使用！

这个方案的组成包括以下几部分：

1、 Office365订阅（需要有Exchange Online）

2、 门口显示系统

3、 后台管理系统

4、 传感器+网关（如需实时显示会议室中有无人）

以上几部分组成了整个会议室解决方案，重点拆分成空间管理、空间应用、数据分析这三大类：

空间管理：红外传感器会实时检测会议室中是否有人，并将结果反馈到门口屏幕上，而门口屏幕则根据灯光将会议室的状态告诉给每个能看到它的人

空间应用：

门口的屏幕已经集成NFC功能，只需要刷一下工牌就可以解锁会议室（适合会议室有门禁的需要）；屏幕上的二维码可以作为入会签到

会议室预订可以使用Outlook不安装任何插件即可实现预订，视频会议则通过集成Skype Room System实现一键入会(如果使用传统视频会议，我们已经跟国内大的视频会议中控会管进行联动集成)，从原来的8-12分钟节约到30秒左右

数据分析：

通过后台管理系统获取每个人每个会议室的所有数据，从各种维度进行数据报表展示，分析到每一间会议室，每个员工预定使用频次等，实现：

行为记录、数据呈现、决策支持

接下来跟大家分享一下门口显示屏的功能

会议日程展示：

实时显示当前会议日程，最近的5个日程信息。可以通过点击更多查看当天所有日程信息。

日程信息包括：会议名称，会议开始时间，会议结束时间，会议组织者

时间状态条，直观显示当天会议分布。

状态指示灯：

根据会议室的当前状态，以红绿灯的思维直观展示。使用者无需过多思考即可完成会议室的查找。

红绿灯：（颜色可自定义）

红色：会议开始，当前会议室不可使用

绿色：会议室空闲，可以使用

×××：会议室有可能被使用。还有15分钟开始会议；或会议室有人但没有预约

通知提醒功能：

会议开始前5分钟，无人来到会议室。邮件提醒组织者，会议即将开始。

会议开始后5分钟，无人来到会议室。邮件提醒组织者，10分钟内不能到达会议室将自动释放

会议进行中人员离开超过10分钟。邮件提醒组织者，会议室将在5分钟后释放。

会议室自动释放：邮件提醒组织者，预约的会议室因无人使用被自动释放。

自动释放

通过存在传感器检测到会议室当前是否有人，如长时间无人可以将已经预约的会议室自动释放。同时同步Exchange/预约平台的会议室使用时间。提高会议室有效利用率。

临时占用功能

空闲会议室，支持在屏幕上通过点击操作实现临时占用。发现空闲会议室即可使用。支持自动判断可用时间。限制只能从当前开始使用，不可做预约。

身份关联

会议开始结束延长，需要通过员工身份的确认，才能进行下去。会议室的临时占用，也需要确认员工的身份，才能进行下一步的操作。

PIN码身份确认：

会议开始结束延长，均需要输入一个四位数PIN码，以确认会议室的使用者。PIN的生成由会议室状态显示系统发送给组织者。

NFC刷卡身份确认：

会议的开始结束延长，需要刷员工卡，以识别此用户为本次会议组织者或参与者。

企业宣传内容播放

可以自定义宣传场景，在空闲时或重要时刻显示指定的内容。例如：企业宣传片，欢迎领导莅临指导等内容。支持自动切换。

扩展功能

OA集成：支持与其他日程系统对接，实现会议室的预约和管理。

门禁集成：支持与门禁系统对接，实现刷卡入门。

管理平台集成：提供API接口，可实现与其他管理平台的对接。

数据上报：支持会议室实际使用情况的数据实时上报传输，可以与智能会议室管理平台对接。

后台管理

整个智能会议室管理系统可以在后台对所有会议室中传感器，门口屏幕进行集中的远程管理。

定时重启

可定时周期重启

负责系统过大自动重启

远程配置

局域网内网页配置

支持批量配置

支持文件替换

软件异常重启

软件崩溃可自动启动

开机软件自动启动

远程维护

局域网内远程升级应用

远程升级ROM

远程重启设备

显示自定义

可播放音视频

可播放指定网页

可设定自定义显示规则

LED多色多亮度

可设置LED颜色

可设置LED亮度

3侧LED可分别自定义

预约入口

可通过Web页面预约会议室；

可支持和企业微信对接后通过企业微信预约；

可支持微信小程序预约；

可支持手机APP预约；

通过Outlook预约。

以上是基于Office365的整个会议室管理解决方案。当然，如果没有Office365能不能用这个呢?答案肯定是可以的~有兴趣的朋友可以微信小窗了解哦~

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